Sie möchten Ihren Mitarbeitenden etwas Gutes tun und dabei im besten Fall gleichzeitig Kosten sparen? Zuwendungen des Arbeitgebers sind grundsätzlich steuerpflichtig, egal ob sie als Barlohn ausgezahlt werden oder lediglich einen geldwerten Vorteil darstellen. Jedoch gibt es einige Freigrenzen und Begünstigungen, wie z.B. die monatliche Freigrenze von 50 € für Sachbezüge.

Wir haben einige mögliche Benefits für Sie gesammelt, bei denen Sie die Lohnnebenkosten senken können – und zwar sowohl für Arbeitgeber- als auch Arbeitsnehmerseite. Bitte beachten Sie: Es handelt sich dabei lediglich um einen Überblick. Unsere Lohnexperten unterstützen Sie gerne bei Fragen zur Umsetzung und gehen dabei auf Sonderfälle und Ausnahmen ein.

Gutscheinkarten

Um die monatliche Freigrenze in Höhe von 50 € auszunutzen, bieten sich sogenannte Sachbezugskarten an, wie z.B. von Edenred oder Sodexo. Diese können Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben und darauf monatlich Guthaben übertragen. Die Mitarbeitenden haben dabei die freie Wahl, wo Sie Ihr Guthaben ausgeben – in einem Rahmen, den Sie bzw. auch der Anbieter vorgeben. Die Beträge können vom Mitarbeitenden i.d.R. sogar angespart werden.

Eine andere Möglichkeit wäre es, monatliche Tankgutscheine auszugeben – i.d.R. mit einem festen Kooperationspartner in der Nähe.

Zusätzlich zu den monatlichen Freigrenzen besteht auch eine Freigrenze von 60 € bei bis zu drei personenbezogenen Anlässen pro Jahr. Als Anlass zählen z.B. Geburtstag, Namenstag, Hochzeitstag oder Umzug, nicht aber gesellschaftliche Feiertage wie Weihnachten oder Ostern.

Das gilt es zu beachten:

• Nicht ausgeschöpfte Freibeträge dürfen nicht auf andere Monate übertragen werden.
• Werden verschiedene Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt, werden diese – auch bei Berücksichtigung der 50-EUR-Freigrenze – zusammengerechnet.
• Bei Überschreiten der Freigrenze wird der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Hansefit / Firmenfitness

Mit einer Hansefit-Mitgliedschaft können Ihre Beschäftigen Sport- und Gesundheitseinrichtungen in ganz Deutschland kostenlos oder deutlich vergünstigt nutzen. Die monatlichen Bruttobeiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei Sie als Arbeitgeber den jeweiligen Anteil selbst bestimmen können. Beim Arbeitgeberanteil handelt es sich um einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezugs. Es gibt hier zwei Möglichkeiten:

1. Steuer- und SV-freier Arbeitgeberanteil (unter Anrechnung auf die 50 € – Sachbezugsfreigrenze)

Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 50 € pro Person ist auch für Hansefit-Verträge verwendbar, sofern sie nicht bereits für andere Sachbezüge genutzt wird. Der Arbeitgeberzuschuss bleibt in diesem Fall komplett steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn er die Grenze nicht überschreitet (ggf. weitere steuer- und beitragsfreie Sachbezüge werden dazugerechnet!).

2. Pauschalisierung des Arbeitgeberanteils (ohne Anrechnung auf die 50 € – Sachbezugsfreigrenze)

Ist die Sachbezugsfreigrenze schon anderweitig ausgeschöpft, lässt sich der Arbeitgeberanteil pauschal mit 30 % versteuern. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Die Sozialversicherungsbeiträge fallen dann in normaler Höhe für beide Parteien an.

Das gilt es zu beachten:

• Die Sachbezüge müssen jeweils im Lohnkonto dokumentiert werden.
• In der Regel wird der Vorsteuerabzug der Ausgaben von den Finanzämtern nicht akzeptiert.

Verpflegungszuschüsse

Mit bis zu 7,23 € am Tag können Sie die Verpflegung Ihrer Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsvergünstigt bezuschussen. Der Zuschuss kann z.B. für Restaurants oder Kantinen im Haus oder der Umgebung eingesetzt werden, oder auch, wenn Sie Essen bestellen.

Der Betrag setzt sich zusammen aus zwei Komponenten:

Der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales festgelegte Sachbezugswert für Mittagessen für 2024 in Höhe von 4,13 € kann pauschalisiert durch den Arbeitgeber mit 25 % besteuert werden. Die Sozialversicherungsbeiträge entfallen bei der Pauschalisierung komplett.

Darüber hinausgehend kann der Arbeitgeber einen Freibetrag in Höhe von maximal 3,10 € komplett steuer- und beitragsfrei bezuschussen.

Das gilt es zu beachten:

• Sollte Ihr Zuschuss die Maximalgrenze von 7,23 € überschreiten, wird er voll steuer- und SV-pflichtig – auch die Möglichkeit der Pauschalisierung entfällt.
• Zahlen Sie jedoch weniger Zuschuss als den Sachbezugswert, muss nur die Differenz zwischen Sachbezugswert und Arbeitnehmeranteil als geldwerter Vorteil versteuert werden.
• Der Zuschuss darf nur an Tagen der Anwesenheit (also nicht bei Urlaub, Krankheit oder Auswärtstätigkeit) ausgezahlt werden.
• Er muss tatsächlich für Mahlzeiten oder Getränke zum unmittelbaren Verzehr während der Arbeitszeit oder in den Pausen verwendet werden. Alkoholische Getränke dürfen nicht bezuschusst werden.
• Sämtliche Belegnachweise sind im Lohnkonto aufzubewahren.
• Auch Frühstück oder Abendessen können bezuschusst werden. Hier sind in 2024 als Sachbezugswert 2,17 € (für Frühstück) bzw. 4,13 € für Abendessen anzusetzen.

Jobticket

Um die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel zu fördern, sind Jobtickets grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Dies gilt sowohl bei einer kompletten Übernahme der Kosten als auch bei Zuschüssen. Die Steuerfreiheit bleibt auch bestehen, wenn die 50 €-Sachbezugsgrenze bereits anderweitig ausgenutzt wird. Monatskarten für den Nahverkehr dürfen natürlich auch für private Fahrten genutzt werden.

Falls das Jobticket nicht zusätzlich zum Bruttolohn gewährt werden soll, besteht auch die Möglichkeit einer Entgeltumwandlung. Diese Variante ist nicht steuerfrei, aber immerhin begünstigt: Hier wäre eine Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber möglich, wobei SV-Beiträge für beide Parteien wegfallen.

Das gilt es zu beachten:

• Der Zuschuss darf nicht höh er sein als die tatsächlichen Kosten.
• Eine Ausweisung des Jobtickets auf der Lohnsteuerbescheinigung ist zwingend.
• Beim Jobticket als Gehaltsextra werden die Kosten dafür bei der privaten Steuererklärung des Arbeitnehmers von der Entfernungspauschale abgezogen.
• Bei der Entgeltumwandlung kann der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale weiterhin in vollem Umfang in seiner Steuererklärung nutzen.

Fahrtkostenzuschuss

Für Mitarbeitende, die mit dem eigenen PKW zur Arbeit kommen, gibt es die Möglichkeit eines Fahrtkostenzuschusses. Als Arbeitgeber können Sie an maximal 15 Arbeitstagen pro Monat 0,30 € pro Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vergünstigt auszahlen. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 0,38 € pro Kilometer. Der Zuschuss kann pauschal mit 15 % versteuert werden. Die Sozialversicherungsbeiträge fallen dann weg.

Das gilt es zu beachten:

• Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers verringert in adäquater Höhe den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers für seinen Arbeitsweg.
• Die Höhe des Zuschusses ist begrenzt: Sie darf nicht höher als die Werbungskosten ausfallen, die der Arbeitnehmer für die betreffende Fahrt ohne diesen Zuschuss geltend machen würde.

Jobrad / Dienstfahrrad

Beim Jobrad gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Wird die Leasingrate als Gehaltsextra zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt, bleibt sie komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.
2. Behält der Arbeitgeber stattdessen einen Teil des monatlichen Gehalts in Höhe der Leasingrate ein (Entgeltumwandlung), ist das Jobrad steuer- und SV-begünstigt: Nicht die Rate selbst wird als geldwerter Vorteil angesetzt, sondern nur 0,25 % des Bruttolistenpreises des Fahrrads. Bei einem Fahrrad im Wert von 4.000 € entspricht das einem monatlich zu versteuernden geldwerten Vorteil in Höhe von 10 € – was wesentlich günstiger ist als die gesamte Leasingrate zu versteuern.

Die private Nutzung von Jobrädern ist unschädlich. Übrigens: Der Arbeitgeber darf auch Familienangehörigen ein Jobrad überlassen!

Das gilt es zu beachten:

• Treffen Sie vorab Regelungen für den Fall des Ausscheidens Ihrer Mitarbeitenden.

Dienstwagen

Private Fahrten

Die Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung stellt einen geldwerten Vorteil dar, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Es gibt zwei Optionen zur Ermittlung des geldwerten Vorteils:

1. Monatliche Pauschale / 1 % Regelung

In dieser Variante werden pauschal jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises (=Nutzwert) des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt. Unerheblich ist dabei ist, wie oft der Arbeitnehmer den Weg zur Tätigkeitsstätte zurückgelegt gelegt hat. Egal ob Urlaub, Krankheitstage, Homeoffice, Auswärtstätigkeit, Teilzeitbeschäftigung etc. – die Pauschale bleibt jeden Monat gleich.

2. Fahrtenbuchregelung

Wird die Fahrtenbuch-Methode gewählt, müssen sämtliche berufliche und private Fahrten zeitnah und vollständig erfasst und durch Angabe von Datum, Kilometer und Ziel protokolliert werden. Dies ist zwar lästig, kann sich aber steuerlich lohnen, wenn nur wenige private Fahrten gemacht werden.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer jedes Jahr frei wählen, welche Methode sie bevorzugen. Ob sich der Aufwand eines Fahrtenbuches lohnt, lässt sich z.B. mit Hilfe eines Firmenwagenrechners abschätzen. Egal, welche Variante gewählt wird: Im Falle einer Zuzahlung durch den Arbeitnehmer für die private Nutzung verringert sich der geldwerte Vorteil entsprechend.

Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie die Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gehören übrigens nicht zu den privaten Fahrten.

Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und Wohnung bei privater Pkw-Nutzung

Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und Wohnung sind zusätzlich als geldwerter Vorteil zu versteuern. Dadurch wird der Werbungskostenabzug für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, der auch Arbeitnehmern mit Dienstwagen zusteht, korrigiert.

Zum Berechnen des geldwerten Vorteils gibt es die Möglichkeit der pauschalen Berechnung mit der 0,03 % – Regelung (0,03% x Bruttolistenpreis x Entfernungskilometer pro Monat). Alternativ kann auch eine Einzelbewertung durchgeführt werden. Dabei ist für eine einzelne Fahrt jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises zu bewerten.

Begünstigungen für E- und Hybrid-Autos:

Bei E-Autos mir Bruttolistenpreis bis zu 60.000 € werden nicht 1%, sondern nur 0,25 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Bei teureren E-Autos oder Hybrid-Autos werden nur 0,5 % angesetzt. Somit verringert sich die Steuerlast deutlich.

Das gilt es zu beachten:

• Steht ein Dienstfahrzeug ausschließlich während des Bereitschaftsdienstes zur Verfügung, entsteht hierdurch kein geldwerter Vorteil.
• Als Kraftfahrzeuge im lohnsteuerlichen Sinne zählen auch Wohnmobile, Taxen, E-Bikes mit Geschwindigkeiten über 25 km/h, Geländewagen und E-Scooter
• Auch Selbstständige, die Ihren aufs eigene Unternehmen laufenden Firmenwagen privat nutzen, müssen den geldwerten Vorteil versteuern.

Personalrabatt

Wenn Mitarbeitende Waren oder Dienstleistungen vergünstigt von Ihrem Arbeitgeber beziehen, stellt dies einen geldwerten Vorteil in Höhe der Ersparnis für den Arbeitnehmer dar. Als Basis zur Berechnung der Ersparnis dient der Verkaufspreis an normale Kunden minus einem sogenannten Bewertungsabschlag in Höhe von 4 %.

Ein geldwerter Vorteil entsteht z.B. in folgenden Fällen:

• Personalrabatt im Einzelhandel
• Mitarbeiterrabatt für Handwerkleistungen in Handwerksbetrieben
• Reduzierte Tickets oder Freifahrten in Verkehrsbetrieben
• Verbilligte Abgabe von Gas und Strom
• Kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten in der Gastronomie. Hier werden die Sachbezugswerte des Bundesfinanzministeriums als Grundlage zur Ermittlung des geldwerten Vorteils genutzt.

Für Personalrabatte gilt ein Freibetrag in Höhe von 1.080 € jährlich. Alle diesen Betrag übersteigenden Ersparnisse des Arbeitnehmers sind als sonstiger Bezug abzurechnen und somit voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Das gilt es zu beachten:

• Um den Rabattfreibetrag auszunutzen, muss es sich um Waren und Dienstleistungen handeln, die überwiegend an Endverbraucher verkauft werden und nicht speziell für Mitarbeitende gedacht sind.
• Auch für Arbeitnehmer, die erst im Laufe des Jahres angestellt wurden, gilt der volle Rabatt.
• Nur der direkte Arbeitgeber kann steuerfreie Rabatte gewähren, nicht etwa Mutterkonzerne.

Kinderbetreuungskosten

Erstattungen oder Zuschüsse für Kita- oder Kindergartengebühren (dazu gehören z.B. auch Essensgeld oder Windelgeld) sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden und das Kind das 6. Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Dabei ist es ohne Bedeutung, ob die Betreuung in einer betrieblichen oder betriebsfremden Einrichtung erfolgt. Sie muss jedoch zwingend außerhalb des eigenen Wohnhauses stattfinden.

Bei älteren Kindern zwischen 6 und 14 Jahren können immerhin Betreuungskosten (keine Essenskosten!) bis 600 € / Jahr vom Arbeitgeber steuerfrei bezuschusst werden.

Das gilt es zu beachten:

• Die Rechnung muss zwingend auf den Arbeitnehmer ausgestellt sein (nicht etwa den Ehepartner)