Das Gesetz zur Meldung von Kassensystemen wurde bereits 2020 verabschiedet. Es verpflichtet alle Unternehmen u.a. zur Meldung Ihrer Kassensysteme. Ziel des Gesetzes ist es, Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen durch die verpflichtende Verwendung von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) zu verhindern.

Aufgrund der fehlenden Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung wurde die Pflicht bisher ausgesetzt. Das ändert sich in 2025.

 

Welche Systeme sind meldepflichtig?

Folgende Systeme sind zwingend meldepflichtig nach §146a AO:

• Elektronische Kassensysteme:
  Hierzu zählen alle Registrierkassen, PC-Kassensysteme sowie computergestützte Kassensysteme, die zur Erfassung von Barumsätzen eingesetzt werden.
• Taxameter und Wegstreckenzähler:
  Systeme, die vor allem im Taxi- und Mietwagengewerbe zur Erfassung von Umsätzen genutzt werden, unterliegen ebenfalls der Meldepflicht.
• Waagen mit Kassenfunktion:
  Waagen, die eine integrierte Kassenfunktion besitzen und zur Umsatzaufzeichnung verwendet werden, müssen ebenfalls gemeldet werden.
• Sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme:
  Alle weiteren Systeme, die zur Erfassung von Geschäftsvorfällen dienen und den gesetzlichen Vorgaben unterliegen.

 

Für die genannten Systeme gibt es keine Ausnahmen hinsichtlich der Meldepflicht – unabhängig von Unternehmensform oder -größe. Auch geleaste oder gemietete Systeme müssen gemeldet werden.

 

Folgende Systeme sind explizit von der Pflicht ausgenommen (§1 KassenSichV):

• Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker
• Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge
• elektronische Buchhaltungsprogramme
• Waren- und Dienstleistungsautomaten
• Geldautomaten
• Geld- und Warenspielgeräte

 

Wann muss die Meldung des Kassensystems erfolgen?

Ab dem 01.01.2025 besteht die Möglichkeit einer Übermittlung über einen der drei unten genannten Wege. Verpflichtend wird die Meldung erst später:

• Bestehende Kassen, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis 31.07.2025 über das Elsterportal gemeldet werden
• Neue Kassen, die ab dem 01.07.2025 2025 angeschafft werden, müssen grundsätzlich innerhalb eines Monats gemeldet werden.
• Kassen, die vor dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen werden, müssen nicht mehr gemeldet werden.

 

Welche Angaben müssen bei der Meldung gemacht werden?

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Nach Abschaffung: Datum der Abschaffung

 

Wie kann man die Kassensysteme melden?

Die Meldung erfolgt ausschließlich digital. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Über das Portal Mein ELSTER bzw. die ERiC-Schnittstelle
• Hochladen einer von der Kasse erstellten XML-Datei auf elster.de

Welcher Weg möglich ist, ist vom jeweiligen Kassenhersteller abhängig. Bitte informieren Sie sich dazu bei Ihrem Hersteller.