Das Bundesfinanzministerium verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen zur E-Rechnung. Diese Maßnahme gilt für alle nationalen Business-to-Business-Transaktionen und zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Gleichzeitig ist sie auch ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.
Was ist eine E-Rechnung und welches Format muss diese haben?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass die Informationen elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Zukünftig wird begrifflich unterschieden zwischen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und der sonstigen Rechnung.
Eine E-Rechnung muss bestimmte Vorgaben erfüllen. Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat festgelegt. Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Beide Formate können Sie z.B. über DATEV Unternehmen Online verarbeiten und mit dem Modul DATEV Auftragswesen next erstellen.
Zu den sonstigen Rechnungen zählen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen im sonstigen elektronischen Formaten (z.B. PDF oder JPG). Diese erfüllen nicht die Anforderungen der gesetzlichen Regelungen.
Wie läuft die gesetzliche Einführung ab?
Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen:
| Ab dem 01.01.2025: | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. –> Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. |
| Sonstige elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. | |
| Ab dem 01.01.2027: | Unternehmen mit > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. |
| Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. | |
| Ab dem 01.01.2028: | Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. |
Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen?
Alle inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business).
Die Pflicht gilt also ausnahmslos für alle Unternehmen unabhängig der Rechtsform und Größe.
Ausnahmen gelten für diese drei Bereiche:
– steuerfreie Lieferungen und Leistungen gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UstG
– Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
– Fahrkartenverkauf
Was sind Vorteile der E-Rechnung?
Die E-Rechnung bringt für alle Beteiligten Vorteile mit sich. Effizientere Arbeitsabläufe, Ersparnis von Material-, Versand- und Personalkosten, hohe Transparenz und Flexibilität sowie minimierte Fehleranfällig sind nur einige davon.
Rechnungssteller profitieren etwa durch wegfallende Kosten für Druck oder Papier, automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen und beschleunigte Zahlungseingänge.
Rechnungsempfänger können ihre Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen optimieren und dadurch Zeit und Geld für Erfassung und Zuordnung sparen. Skontoabzug wird zudem durch die schnellere Bearbeitung ermöglicht.
Wie läuft die Umsetzung mit DATEV Unternehmen Online (DUO)?
Als unsere Mandanten profitieren Sie auch von den optimalen Umsetzungsmöglichkeiten der E-Rechnung mit verschiedenen Modulen von DUO:
Rechnungseingang:
– E-Rechnungen im ZUGFerd-Format können Sie per E-Mail erhalten und über DATEV Upload Mail an DUO weiterleiten. Eingegangene E-Rechnungen im XRechnung-Format werden direkt in DATEV Upload online zur Verfügung gestellt und können per Drag & Drop in DUO hochgeladen werden.
– Mit DATEV Belegfreigabe Online lässt sich der interne Freigabeprozess von Eingangsrechnungen unkompliziert digitalisieren.
– In DATEV Belege online können Sie die eingegangenen E-Rechnungen archivieren und auf Wunsch ein Überweisungsträger anlegen.
– In Bank online können Sie nicht nur Überweisungen tätigen, sondern auch automatisch Belege und Kontoauszug dauerhaft verknüpfen lassen.
Überblick: So läuft der Prozess des Rechnungseingangs mit den verschiedenen Modulen von DATEV Unternehmen Online ab:
Quelle: DATEV eG 2024
Rechnungsausgang:
– Mit DATEV Auftragswesen next können Sie schnell und einfach E-Rechnungen gemäß dem gesetzlichen Standard (EU-Norm EN 16931) selbst erstellen und an Kunden versenden.
– Die Ausgangsrechnungen werden über das Modul Belege online archiviert und an die Finanzbuchhaltung weitergegeben.
Überblick: Und so funktioniert der Ablauf des Erstellens und Versendens von E-Rechnungen mit DUO:
Quelle: DATEV eG 2024
Sie möchten diese oder weitere Module von DATEV Unternehmen online nutzen? Gerne stellen unsere internen IT-Experten Ihnen diese persönlich vor.
Wie soll ich bei der Umsetzung vorgehen?
Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen, sich zu informieren, und insbesondere mit den notwendigen Schritten zum Rechnungsempfang zeitnah zu beginnen.
Neben neuen Prozessen sind eventuell neue Softwarelösungen und entsprechende Schulungen für Sie selbst und Ihre Mitarbeitenden notwendig. Wenn Sie derzeit noch nicht mit DATEV Unternehmen online (DUO) oder einer vergleichbaren Software zum digitalen Verarbeiten der Eingangsrechnungen arbeiten, empfehlen wir den Einsatz von DUO und entsprechenden Zusatzmodulen wie oben beschrieben.
Unsere Mandanten werden von uns bei der Umsetzung der Pflicht zur E-Rechnung durch verschiedene Maßnahmen begleitet, wie z.B. durch die Durchführung einer Infoveranstaltung, die Bereitstellung eines Leitfadens und Unterstützung bei der Einführung von DUO durch Übernahme der technischen Einrichtung sowie persönliche Produktvorstellungen.
Was ist der Sinn der DATEV E-Rechnungsplattform?
Neben den oben beschriebenen Modulen von DATEV Unternehmen online zum Empfang und Versand von E-Rechnungen hat DATEV auch eine E-Rechnungsplattform eingerichtet. Die E-Rechnungsplattform stellt eine Schnittstelle zwischen DUO, Drittanbietern-Software und dem Finanzamt war. So sollen E-Rechnungen hierüber zukünftig nach dem Versand auf Plausibilität geprüft werden. Anschließend werden relevante Rechnungs- und Umsatzsteuerdaten an die Finanzverwaltung weitergeleitet und die eigentliche E-Rechnung wird an den Empfänger versendet. Ziel der Maßnahme ist es, den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland weiter einzudämmen.
Zwar ist aktuell vom Gesetzgeber noch nicht endgültig entschieden, wie der Ablauf des Meldesystems laufen wird. Jedoch empfiehlt es sich jetzt schon, sich bei einer E-Rechnungsplattform zu registrieren, um bei Einführung des Meldesystems startklar und vorbereitet zu sein.
Die E-Rechnungsplattform von DATEV ist aktuell noch in der Ausbauphase und soll u.a. folgende Funktionen haben:
– Persönliches Postfach zur Übersicht aller Rechnungsein- und ausgänge inkl. Visualisierung, und Virenprüfung
– Rückmeldung über den Versandstatus und Empfang bei Ausgangsrechnungen
– Modul zum Erstellen von Ausgangsrechnungen (z.B. für Kleinunternehmer mit wenig Rechnungen ohne DUO geeignet)
– Funktionen zur Umsetzung des geplanten nationalen und EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystem
Weitere Informationen zur E-Rechnungsplattform und zur Registrierung finden Sie hier: https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/datev-e-rechnungsplattform/
Weitere allgemeine Informationen zur E-Rechnung finden Sie hier:
https://www.e-rechnung-bund.de/
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/faq/